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《工程部資料歸檔、整理、保管和移交》

點擊:695  添加時間:2017-05-04 15:37:00


  一、工程檔案資料歸檔責任劃分

  1工程準備資料(包括開發報建、招投標資料等),由各經辦部門直接向監察室歸檔。

  2工程監理資料主要由監理單位負責編制并歸檔。

工程監理資料由具有工程監理職責工程部形成的,監理工程師將監理過程資料在三天內,其它監理資料在階段性工程完成后統一移交工程部資料。

  已委托監理單位的工程監理資料,由委托監理單位形成、編制、保管,待該工程完成后統一移交工程部資料室,工程部資料員對監理資料的形成進行監督和檢查。 

  3工程施工資料,主要由工程部監督控制,施工單位進行具體編制、收集、整理,并在每項分部工程完成后,一個月內統一移交工程部資料室。

  4工程竣工驗收資料,由工程部組織,施工單位進行驗收資料編制、收集并按規定移交給工程部匯總,由工程部牽頭,施工單位配合報送城建檔案館。

  5工程結算資料,主要由施工單位及承包單位按照集團公司工程結算目錄進行收集整理,經工程部審核,報工程主管領導審批,加蓋工程部公章,提交給預決算部,由預決算部門在結算完畢后定期向監察室歸檔

  二、工程部日常保管資料

  1監理規劃、細則及旁站方案:工程開工后,經工程部負責人審核,報公司主管領導審批,加蓋監理公司公章,10天內交工程部資料室存檔。

  2工程開工報告及開工令:在工程開工3日內,由監理工程師向工程部資料室歸檔。

  3分包單位資質報驗:分包單位進場10天內將單位資質文件復印件加蓋責任單位公章后,提交工程部資料室存檔。分包單位主要包括建設單位、監理單位、(主體)施工單位、設計單位、勘察單位、材料檢測單位、樁基礎施工單位、裝修單位(包含鋁合金門窗)、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。

  4監理日志:原則上要求監理工程師每寫完一本監理日志應于當天上交工程部資料室或監理公司資料員歸檔。

  5監理月報、總結:監理工程師每月底將監理月報表報工程部(或監理單位項目)負責人審批后蓋章,向工程部(或監理單位)資料員移交存檔,資料員需檢查監理月報是否規范及符合要求。工程完工后,由項目經理編寫監理工程總結,經監理總監簽字,報工程主管(或監理單位)領導審批后蓋章,10天內向工程部(或監理單位)資料員移交存檔。

  6監理工作聯系單及回復:施工單位來文,由工程部資料員統一接收,監理工程師審查后,由監理工程師或工程部資料員將回復下發給相關單位。同時工程部資料員將每份的聯系單及相關回復要合并一起存檔。

  7往來函件:由工程部資料員統一負責收發,公司內部往來函件和施工單位的往來函件要分開,分別編制序號后當天存檔。

  8旁站記錄:監理工程師在旁站工作完成后2天內將旁站記錄交資料員歸檔。

  9單位工程坐標定位測量記錄:工程開工前1周內上報資料室存檔,測量記錄必須有建設、施工、監理、設計等單位簽字并加蓋公章。

  10簽證、委托、進度申請:監理工程師辦理審批手續完畢后按相關制度規定交給工程部資料員。工程部資料員將簽證、委托經工程部負責人簽字,報公司主管領導審批;進度申請經工程部負責人審批,辦理用印后由監理工程師或工程部資料員第二天分發給相關部門及施工單位,同時工程部資料室存檔1份。

  11施工圖紙:由總工室直接下發給工程部資料員,再由資料員分發給相關工程師。工程部資料室收到圖紙的當天必須保證存檔1份施工圖紙。工程部資料室存檔的圖紙按單位工程分類保存即可。

  12檢測報告、勘察報告:相關項目檢測完畢由相關單位在1個月內交工程部資料員按照單位工程進行分類歸檔。

  13合同、施工許可證、規劃證等項目證照復印件:施工現場保存復印件備查,由資料員統一保管并存放入柜,任何人不能隨意復印,也不能帶出辦公區域及外借給其他部門。

  14結算資料:施工單位報送的結算資料,經監理工程師審核通過,項目經理、工程部負責人、公司主管領導審批后,由相關單位給預決算部報一份,由工程部資料員給施工單位一份,同時,資料室存檔1份。

  15材料報驗:施工單位上報的材料報驗資料,監理工程師在3天內簽字報工程部負責人審批后蓋章,由監理工程師或資料員下發給施工單位,并由資料員按照單位工程分類存檔。廠家合格證及檢驗報告不是原件的要加蓋材料商的公章,并注明原件存放處。

  16施工報驗資料(包括各種施工記錄):施工單位上報的隱蔽驗收記錄、檢驗批驗收記錄等施工記錄,工程師在收到后3天內簽字,經工程部負責人在報驗資料臺帳上審批,報驗資料蓋章完畢后,由監理工程師或工程部資料員下發給施工單位,并由工程部資料員按照單位工程進行分類存檔。

  17圖紙會審及設計變更:圖紙會審及設計變更要按照單位工程進行分類歸檔,設計院下發的設計變更要首先交給工程部資料員,由資料員分發給相關工程師,下發的資料要相關人員簽收,簽收日期精確到時分。工程部資料室同時保留1份存檔。

  18施工組織設計及分部工程施工方案:施工單位上報的《施工組織設計》經監理公司審核同意后7天內歸檔。《施工組織設計》中的施工單位及監理單位都必須加蓋公章,總監要簽名并加蓋總監注冊章。編制人審批人等欄內的簽字必須手簽,施工單位審批人必須是施工單位技術負責人。不對外報送的工程《施工組織設計》中監理單位須加蓋監理項目章,但可不必加蓋公章,總監也不必簽名,其它按上述要求辦理。

  三、須移交檔案部門資料

  項目竣工后,工程部必須向當地城建檔案館移交竣工資料,并同時應向監察室移交除一套完整的竣工資料(包含工程準備階段、監理資料、施工過程資料、竣工驗收資料及竣工圖)外,還需要將該項目工程建設過程性管理資料移交保管。

  具體移交內容及對象如下:

  四、移交資料要求

  1、歸檔工程文件組卷分類必須清楚,將不同的文件資料分開裝訂、同類型的資料裝訂成冊,并按工程進度依次編制流水編號。

  2、移交資料類別必須齊全,內容完整。

  3、歸檔的工程文件原則上為原件。沒有原件時,復印件要清晰,并注明原件存放位置。

  4、歸檔文件應字跡清楚、簽字蓋章手續完備。

  5、工程資料統一采用A4紙規格不符合標準的原始資料要通過折疊和粘貼的方式達到A4幅面(297mm×210mm)規格,圖標欄露在外面。由政府及專業檢測機構編制的裝訂成冊的文件材料(如勘察報告)除外。

  6、工程資料盡量使用計算機打印(簽名和日期除外),不得使用涂改液修改;簽字和蓋章程序要完備,不得使用圓珠筆、鉛筆、復寫紙等易褪色的書寫材料。

  7、工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖應是新藍圖,不能使用二底圖。計算機出圖必須清晰,不得使用計算機出圖的復印件。

  8、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章設計出圖專用章竣工圖的折疊方式要符合檔案館的要求(一般情況下是折成手風琴的樣式,見下圖1)竣工圖章的基本內容應包括:竣工圖字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位、現場監理、總監。

  竣工圖章應使用不褪色的紅印泥,應蓋在圖標欄上方空白處。(圖章示例見下圖2

  9、凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應當重新繪制竣工圖,并在圖標上方或旁邊以文字注明變更修改依據。

  10、制作竣工圖只能以圖紙會審、設計變更、工程洽商單三種為修改依據。

  五、整理規范程序

 (一)、資料的整理及排列

  1、整理方法

  日常收集整理:按項目-單位工程進展先后所形成的資料類型裝盒,按《工程技術資料歸檔移交規范整理要求列表》分類組卷。

附件1   工程技術資料歸檔移交規范整理要求列表

序號

資料分類

規范整理要求

備注

1

勘察報告

按項目綜合組卷

 

2

分包單位資質報驗

按項目綜合組卷

 

3

監理規劃、細則及旁站方案

按單位工程分類型分別組卷

 

4

監理日志

按單位工程組卷

 

5

監理月報

按單位工程組卷

 

6

監理總結

按單位工程組卷

 

7

旁站記錄

按單位工程組卷

 

8

監理工作聯系單及回復

按單位工程、工序組卷

 

9

往來函件

按項目-施工單位綜合組卷

 

10

工程開工報告及開工令、進場通知、延期批復

按單位工程分類型分別組卷

 

11

施工組織設計及分部工程施工方案

按單位工程組卷

 

12

材料報驗

按單位工程、分專業組卷

 

13

檢測報告

按單位工程組卷

 

14

竣工資料(含各種施工記錄)

按單位工程組卷

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  備注:對于單位工程的劃分,可以參照施工許可證或者根據現場實際情況劃分,比如高層,可能是幾棟樓組合在一起才是一個單位工程,對于別墅等資料較少的單體,可以按片區或者組團進行劃分。幾個項目共用并且無法分開的資料,可以組綜合卷。

  移交時整理要求:

 1)清整、檢查各階段形成的資料,確保嚴格按照附件1分類組卷;

 2)督促各工程師清理個人手中資料,將應歸檔的文件補充歸檔;

 3)粘貼案卷背脊:根據資料內容編寫案卷題名及填寫相關內容;

 4)將已裝盒的卷內資料按件進行編流水號,頁號從“1”開始,用鉛筆書寫在文件右下角,雙面書寫的文件,背面在左下角書寫編號,折疊后的圖紙一律寫在右下角,并編制卷內目錄。  (見附件)

 5)制作卷封皮及備考表(見附件)

 6)所有收發文要登記臺賬(見附件)

  2、整理步驟

  組卷年度:同類型、同一盒中資料最晚形成的時間就是組卷時間。

 1)根據工程進展順序清整已裝盒的資料,先按單位工程-類型的標準分類,然后分別按年度先后依次編順序號,如:200220032004……

  A、不同檔案盒或卷的排列方法:

  同一個項目竣工工程、同一工程階段的資料,則以組卷年度先后從低年度到高年度依次編號排列,以此類推,案卷盒的排列如:20082009……

  B、同一盒或卷內資料的排列方法:

  同項目、同類型的資料放置于同一盒中或卷中。同一盒或卷內的資料按形成年度先后從低年度到高年度依次編號排列。

  例:某盒中有兩卷,即0102,分別形成年度為20002001年,在盒中依次排列為20002001;又以某卷為例:某卷最早年度為1999,最晚年度為2001,卷內文件依次排列為199920002001年,其組卷年度為2001年)。

 2) 按工程進展分類型、分專業逐一清查盒中內容,按照類別進行組卷裝訂,不同類別的資料要分開裝訂,如工程開工令,同一個單位工程的則按照時間順序裝訂在一起組成一卷,即使資料再少,也不能將不同類型的資料裝訂成一卷。

  不同內容的案卷可以放在同一個檔案盒中,該盒案卷題名根據盒內案卷的主要內容綜合而成,比如一個檔案盒中包含工程開工令、工程延期報告兩卷資料,可以概括為:某某項目工程開工令、工程延期報告等資料。

  當同一類文件數量較多,可以組成多卷時,這些案卷的題名相同,題名后面加上括號,括號內以簡短文字概括本卷內容。

 3)盒中每卷必須編制卷內目錄與該卷一起裝訂,以便及時查閱相關卷內內容。

 4)填寫《檔案資料移交書》,向檔案部門正式辦理資料移交手續,并進行清點雙方簽字認可。


  3、檔案盒背脊格式: (參見附件4

 

XX地產

XX公司

(可在此處填寫項目名稱)

檔 號

B1.1-1

案卷題名

XXXXXX報建用地資料

卷 號

1

 

  六、工程資料分類原則

  分類原則:按照各單位工程項目先分大類,再分小類。

  1、根據工程項目的大小,預先分配一定數量或一片區域的鐵皮柜空間;

  2、把預留的鐵皮柜分配到這個項目的每個單位工程,項目中的每個單位工程至少有一個鐵皮柜,根據工程進度及工程規模進行合理逐步增加鐵皮柜數量;

  3、監理文件可按單位工程、子單位工程、分部工程、專業立卷;

  施工文件可按單位工程、子單位工程、分部工程、專業立卷;

  竣工圖可按單位工程、子單位工程、專業立卷。


  七、工程部移交資料流程

  附件2:工程技術資料移交工作流程圖

  附件3:工程技術資料移交預驗收申請表

移交部門

 

接收部門

 

經辦人

 

申請時間

 

申請事項

 

需移交資料整理情況簡述

 

工程部負責人意見

 

工程技術部預驗收意見

 

監察分室預驗收意見

 

 

 

  八、注意事項

  1、工程部資料員必須集中管理本部門的工程資料,任何人不得擅自將工程技術資料保留在個人手中。工程師在收到資料后,必須在規定時間內審批完畢,并及時向工程部資料室歸檔。

  2、工程資料的分類要科學合理,原則上都要按照項目-單位工程進行分柜分類。工程部資料員收到資料后要及時歸檔編目,不得出現資料堆積的情況。

  3、工程部資料室的檔案柜要隨用隨鎖,資料員離開電腦時要鎖屏,并定期更換密碼。

  4、各種資料的收發臺帳要登記及時詳盡,重要資料的收發臺帳(比如設計變更、圖紙)要詳細登記到時分。

  5、工程師向工程部資料室借閱資料要辦理登記相關手續,不得隨意翻閱工程部資料室的資料。借閱審批要嚴格,要有部門領導簽字并建立借閱臺帳。

  6、總工室下發的聯系函件中涉及設計變更的要和其它設計變更的資料放在一起。

  7、與外單位的聯系函,有未取走函件的要及時跟蹤并在臺帳中標記,以便日后利用。

  8、給各部門的聯系函需要按照部門進行分類,主要有物業、總工室、產品質量監察中心及工程技術部。

  9、紙質臺帳和電子臺帳要一一對應。

  10、檔案盒中不能出現夾帶其它不相關資料的現象。

  11、工程資料中的工程名稱、規模、相關施工單位等信息要與施工許可證、規劃許可證及規劃驗收證一致。

  12、工程資料中的簽字蓋章手續要完備,不得出現漏簽字漏蓋章的情況。

  13、監理日志的內容要詳盡,如工程現狀、工程進度、存在問題及改進措施等,每項工程階段性完成后及時向工程部資料室歸檔,嚴禁在監理日志上亂涂亂畫。

  14、分包資質要在分包單位進場10天內交工程部資料室存檔,分包單位主要包括建設單位、監理單位、主體施工單位、設計單位、勘察單位、材料檢測單位、樁基礎施工單位、裝修單位(包含鋁合金門窗)、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。

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